Pour les PME, il n’est pas toujours facile de concilier qualité des voyages d’affaires et économies. Voici quelques conseils pour maîtriser les coûts lors des déplacements de vos collaborateurs tout en programmant des voyages d’affaires attractifs.
Bien penser ses déplacements pour réduire son budget voyage d’affaires
Pour réduire le budget voyage d’affaires de l’entreprise, il est indispensable de questionner chaque déplacement. Seuls ceux dont la promesse de retour sur investissement est importante doivent être programmés. De plus en plus de projets peuvent être gérés à distance de nos jours, il est judicieux de se demander si tous les déplacements sont indispensables ou s’il est possible de les espacer, par exemple en alternant les déplacements avec des téléconférences. Revoir aussi le nombre de personnes qui se déplacent peut permettre de réaliser des économies : il n’est peut-être pas nécessaire d’envoyer plusieurs personnes sur un seul projet.
Créer des règles pour les voyages d’affaires
La maîtrise du budget voyage d’affaires ne peut se faire que si tous les collaborateurs concernés ont pris part à la réaction des règles concernant les déplacements. Ces règles doivent ensuite être communiquées en interne, aux personnes amenées à se déplacer. Cela peut prendre la forme d’un document écrit précisant quelle est la politique de l’entreprise sur les voyages d’affaires, qui valide ou non le déplacement, quel est le mode de déplacement privilégié suivant la distance à parcourir, quelle est la classe autorisée en train ou en avion, quel est le budget repas pris en charge par jour de déplacement, etc. Si ces règles sont justes, qu’elles ont été fixées de manière collégiale et qu’elles s’appliquent à tous, elles ont plus de chance d’être respectées.
Comment réduire le budget voyage d’affaires au sein d’une entreprise ?
Comprendre quelles dépenses ont été engagées pour mieux négocier à l’avenir
Il est indispensable d’avoir une bonne visibilité sur les dépenses effectuées pour les voyages d’affaires. Sur une année, on peut facilement noter les frais engagés en transports, hébergement et restauration. Le but est ensuite de créer des partenariats avec les structures que vous sollicitez le plus. Preuves à l’appui, vous pouvez indiquer à une compagnie aérienne ou à une chaîne hôtelière que vous avez dépensé X € chez elle l’année passée et que vous souhaitez désormais solliciter cette entreprise pour la plupart de vos déplacements, moyennant une réduction.
Passer par une agence si les déplacements professionnels sont fréquents
Si les déplacements sont fréquents et qu’il n’y a pas de service dédié à la gestion des déplacements en interne, il peut être avantageux de passer par une agence qui facturera sa prestation mais qui sera en mesure de faire baisser les coûts.
Utiliser une carte corporate pour réduire le temps de traitement des demandes
Les économies doivent également être pensées en termes de temps et pas seulement d’argent. Avec une carte corporate, il est possible de régler ses achats dans la plupart des pays. Des offres en termes d’assurance sont également incluses, comme dans la plupart des cartes bancaires classiques. Enfin, la gestion des frais est simplifiée : les salariés n’ont rien à avancer et un temps précieux est gagné sur la gestion des remboursements.
